PREP法とは？意味・効率良く相手に伝わる文章構成を解説！例文あり

PREP法は、Point（結論）、Reason（理由）、Example（例）、Point（結論）の4つの要素で構成されるシンプルなフレームワークです。

「PREP法って何？」「相手に分かりやすく説明するにはどうしたらいい？」と悩んでいませんか？

このページでは、PREP法の意味や使い方、メリットを分かりやすく解説します。メールやプレゼンテーション、日常会話まで、あらゆる場面で使えるコミュニケーションスキルとして注目されています。

この記事を読むことで、PREP法の基本的な構成要素から、ビジネスシーンや日常生活での具体的な活用例、他のフレームワークとの比較まで、PREP法のすべてを理解することができます。さらに、PREP法を使いこなすためのコツやよくある質問も網羅しているので、初心者の方でもすぐに実践できます。

PREP法をマスターして、コミュニケーション能力を向上させ、相手に伝わる話し方、書き方を身につけて、仕事もプライベートも円滑なコミュニケーションを実現しましょう。

PREP法とは

PREP法とは、Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論）の4つの要素から構成されるコミュニケーションのフレームワークです。 相手に分かりやすく、簡潔で説得力のある説明や提案を行う際に役立ちます。ビジネスシーンだけでなく、日常生活でも幅広く活用できる点が特徴です。

PREP法を用いることで、聞き手や読み手は最初に結論を理解できるため、その後の説明をスムーズに理解しやすくなります。また、話し手や書き手にとっても、論理的に考えを整理し、簡潔で分かりやすい表現を用いることを促す効果があります。 PREP法は、PowerPointでのプレゼンテーション、メール、スピーチ、レポート作成、会議、商談、日常会話など、様々な場面で効果を発揮します。

PREP法の構成要素

PREP法は、以下の4つの要素で構成されています。

要素	説明
Point（結論）	最初に結論を明確に述べます。相手に伝えたい最も重要なメッセージを簡潔に伝えましょう。
Reason（理由）	結論を裏付ける理由を説明します。なぜその結論に至ったのか、論理的な根拠を示すことが重要です。データや事実を用いると説得力が増します。
Example（具体例）	具体的な例を挙げることで、理由をより分かりやすく説明します。事例やエピソードなどを用いることで、聞き手や読み手の理解を深めます。数字や統計データを用いるのも効果的です。
Point（結論）	最後に結論をもう一度繰り返します。最初に述べた結論を再確認することで、メッセージを強く印象付けます。場合によっては、最初の結論を少し言い換えて強調することも可能です。

Point（結論）

PREP法では、まず最初に結論を述べることが重要です。結論を最初に提示することで、聞き手や読み手は伝えたい内容をすぐに理解できます。これは、忙しいビジネスパーソンとのコミュニケーションにおいて特に重要です。 結論は簡潔で分かりやすい言葉で表現し、結論だけを読んでも全体像が把握できるように心がけましょう。 例えば、「A社との提携を進めるべきです」のように、結論を端的に述べることが大切です。

Reason（理由）

結論を述べた後は、その結論に至った理由を説明します。理由を明確にすることで、結論の説得力が高まります。 理由を説明する際には、論理的な根拠を提示することが重要です。例えば、「A社は業界トップクラスのシェアを誇っており、提携によって大きなシナジー効果が期待できるため」のように、具体的なデータや事実を基に説明することで、説得力が増します。 また、複数の理由がある場合は、重要度の高い順に説明すると分かりやすくなります。

Example（具体例）

理由は、具体的な例を挙げることで、より分かりやすくなります。例を挙げることで、聞き手や読み手は抽象的な概念を具体的にイメージできるようになり、理解が深まります。 例えば、「B社との提携では、販売チャネルの拡大により売上高が20%増加しました。A社との提携でも同様の効果が期待できます」のように、過去の成功事例や具体的な数字を挙げることで、説得力が増します。 また、聞き手や読み手の状況に合わせた例を挙げることで、共感を生み出しやすくなります。例えば、相手が製造業であれば、製造業に関連する例を挙げるなど、状況に合わせた例えを用いることが重要です。

Point（結論）

最後に、最初に述べた結論をもう一度繰り返します。結論を繰り返すことで、メッセージを強調し、聞き手や読み手の記憶に残りやすくします。 繰り返す際には、最初の結論と全く同じ表現ではなく、少し言い換えることで、より効果的にメッセージを伝えることができます。例えば、「以上のことから、A社との提携は、当社にとって大きなメリットをもたらすと考えられます」のように、最初の結論をまとめる形で繰り返すと、より印象的な締めくくりとなります。

PREP法を使うメリット

PREP法は、コミュニケーションを円滑にし、相手に意図を正しく伝えるための強力なツールです。ビジネスシーンから日常生活まで、様々な場面で活用することで、多くのメリットを得ることができます。

相手に伝わりやすい

PREP法を用いる最大のメリットは、相手にメッセージが伝わりやすいことです。結論を最初に述べることで、聞き手や読み手はすぐに話の要点を把握できます。その後の理由や具体例によって、結論への理解が深まり、納得感が高まります。情報が整理されているため、記憶にも残りやすく、誤解が生じるリスクも軽減されます。

簡潔で分かりやすい文章になる

PREP法に従って構成された文章は、簡潔で分かりやすいものになります。結論が最初に提示されるため、無駄な情報を省き、要点に絞った表現が可能になります。これは、忙しいビジネスパーソンにとって非常に重要なポイントです。簡潔な表現は、読み手の時間を節約するだけでなく、内容への集中を促し、理解度を高めます。メール、企画書、プレゼンテーションなど、様々なビジネス文書で効果を発揮します。

論理的な思考を促す

PREP法は、単に文章構成のテクニックにとどまらず、論理的な思考力を養うためのトレーニングにもなります。結論を導き出すための理由を明確にし、それを裏付ける具体例を提示することで、思考のプロセスが整理されます。この訓練を繰り返すことで、物事を多角的に捉え、論理的に思考する習慣が身につきます。問題解決能力や意思決定能力の向上にも繋がるため、ビジネスパーソンにとって大きな武器となります。

これらのメリットを効果的に得るためには、PREP法の構成要素（Point, Reason, Example, Point）を正しく理解し、実践することが重要です。それぞれの要素がどのように連携し、効果を発揮するのかを理解することで、PREP法をより強力なコミュニケーションツールとして活用できます。

メリット	詳細	具体例
相手に伝わりやすい	結論ファーストで聞き手の集中力を維持、理由と具体例で納得感を高める	プレゼンテーションでPREP法を用いることで、聴衆の理解と共感が得られやすくなる
簡潔で分かりやすい文章になる	無駄な情報を省き、要点に絞った表現が可能になる	ビジネスメールでPREP法を用いることで、相手に要点を素早く伝え、返信率の向上に繋がる
論理的な思考を促す	結論、理由、具体例を明確にすることで、思考が整理され、論理的思考力が鍛えられる	会議での発言でPREP法を用いることで、説得力のある意見を述べることができ、議論を建設的に進められる

PREP法を活用することで、コミュニケーションの質を向上させ、ビジネスやプライベートで良好な人間関係を築くことができます。PREP法は、トヨタ自動車やパナソニックなど、日本を代表する企業でも研修に取り入れられており、その効果は実証済みです。これらの企業では、社員のプレゼンテーション能力向上や、報告書の質の向上にPREP法が貢献しています。日常会話からビジネスシーンまで、あらゆる場面で活用できるPREP法をぜひマスターし、あなたのコミュニケーションスキルをワンランク上に引き上げましょう。

PREP法の使い方・実践方法

PREP法は、ビジネスシーンから日常生活まで、様々な場面で活用できる汎用性の高いコミュニケーションスキルです。ここでは、具体的な使用例を通して、PREP法の実践方法を解説します。

ビジネスシーンでの活用例

ビジネスシーンでは、簡潔で分かりやすいコミュニケーションが求められます。PREP法を用いることで、相手に要点を絞って伝え、スムーズな意思疎通を図ることができます。

メールでの使用例

例えば、取引先に納期の変更を依頼するメールでPREP法を使うと、以下のようになります。

件名：【重要】〇〇案件 納期変更のお願い

〇〇株式会社 御中

平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。株式会社△△の□□です。（挨拶）

結論：〇〇案件の納期を、2024年3月15日から2024年3月22日に変更させて頂きたいと存じます。

理由：現在、システム開発に遅延が発生しており、当初予定していた納期に間に合わせることが困難な状況でございます。品質を担保した上で納品するためには、1週間程度の猶予が必要と判断いたしました。

具体例：既にプロジェクトメンバーを増員し、遅延の解消に尽力しておりますが、想定以上に複雑なバグが発生しており、修正に時間を要しております。現在の進捗状況を鑑みると、3月15日までの納品は不可能です。

結論：つきましては、納期を2024年3月22日へ変更させて頂きたく、何卒ご理解ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。

株式会社△△ □□

プレゼンテーションでの使用例

プレゼンテーションで新商品の提案を行う際に、PREP法を用いることで、聴衆の理解と共感を促す効果的なプレゼンテーションを実現できます。

結論：本日ご紹介する新商品「〇〇」は、業界初の〇〇機能を搭載した革新的な商品です。

理由：近年、市場では〇〇の需要が高まっており、既存の商品では顧客のニーズを満たしきれていないという課題がありました。「〇〇」は、これらの課題を解決するために開発されました。

具体例：例えば、従来の商品では〇〇に30分かかっていた作業が、「〇〇」ではわずか5分で完了します。また、〇〇機能によって、作業効率が30%向上するという結果も出ています。

結論：この「〇〇」は、お客様のビジネスに革新をもたらす、画期的な商品だと確信しております。

日常生活での活用例

PREP法は、ビジネスシーンだけでなく、日常生活でも円滑なコミュニケーションに役立ちます。

友人との会話での使用例

週末の予定を提案する際に、PREP法を使うと、スムーズに話が進みます。

結論：今週末、新しくできた遊園地「〇〇ランド」に行かない？

理由：最近、新しいジェットコースターができたって話題で、すごく面白そうなんだ！

具体例：テレビで紹介されていたんだけど、最新の技術を使ったアトラクションがたくさんあるみたいで、迫力満点らしいよ！

結論：だから、今週末「〇〇ランド」に行ってみない？

家族との会話での使用例

家族に新しい家電の購入を提案する際に、PREP法を使うと、説得力が増します。

結論：新しい冷蔵庫を買いたいんだけど、どうかな？

理由：今の冷蔵庫、だいぶ古くなってきて、最近冷えが悪くなってきたんだよね。それに、電気代も結構かかってるみたいだし。

具体例：この前の電気料金の明細を見たら、冷蔵庫だけで毎月〇〇円もかかっていたよ。新しい冷蔵庫に買い替えれば、省エネ効果で電気代が節約できるし、新鮮な食材を長く保存できるようになると思う。

結論：だから、新しい冷蔵庫に買い替えたいんだけど、いいかな？

これらの例のように、PREP法は様々な状況で活用できます。状況に合わせてPREP法を柔軟に使いこなすことで、より効果的なコミュニケーションを実現できるでしょう。

PREP法の例文

PREP法を様々な場面を想定して実践してみましょう。ビジネスシーンと日常生活の両方で、どのようにPREP法を活用できるか、具体的な例文を通して理解を深めます。

ビジネスシーンの例文

メールでの使用例

件名：【重要】〇〇プロジェクトの進捗状況について

〇〇部長、
いつもお世話になっております。営業部の田中です。（Point：結論）

〇〇プロジェクトの進捗状況についてご報告いたします。現在、プロジェクトは予定より2週間遅れており、このままでは期日までに完了できない見込みです。原因は、システム開発に想定以上の時間を要しているためです。（Reason：理由）

具体的には、当初3週間を想定していたシステム開発に5週間かかっており、この遅延が全体のスケジュールに影響を与えています。既に開発チームに追加のエンジニアを投入し、遅れを取り戻すべく対応しております。（Example：具体例）

つきましては、プロジェクトの期日を2週間延長し、〇月〇日までに変更させて頂きたいです。改めて関係者の方々と協議の上、詳細なスケジュールを改めてご提示いたします。ご検討のほど、よろしくお願いいたします。（Point：結論）

プレゼンテーションでの使用例

スライドタイトル：新商品の売上向上戦略

皆様、本日はご清聴ありがとうございます。この度、新商品Aの売上を向上させるための戦略をご提案させていただきます。（Point：結論）

新商品Aの売上は、競合他社の類似商品の登場により、発売当初の勢いを失いつつあります。このままでは、年間売上目標の達成が困難になると予想されます。市場調査の結果、競合他社製品に比べて価格設定が高く、また認知度が低いことが課題として明らかになりました。（Reason：理由）

そこで、まず価格を10%値下げし、競合他社製品との価格差を縮小します。同時に、SNS広告を活用した大規模なプロモーションを実施し、認知度向上を目指します。具体的には、InstagramやTwitterでインフルエンサーマーケティングを行い、ターゲット層へのリーチを最大化します。また、テレビCMも放映し、幅広い層への認知度向上を図ります。（Example：具体例）

これらの施策により、新商品Aの売上を回復させ、年間売上目標を達成できると確信しております。皆様のご協力をお願いいたします。（Point：結論）

日常生活の例文

友人との会話での使用例

話題：週末の予定

ねえ、今週末って何か予定ある？（Point：結論）

実は、映画「君の名は。」のIMAX上映が期間限定で始まって、どうしても観に行きたいんだよね。評判もすごく良いし、大きなスクリーンで観たら迫力あると思うんだ。（Reason：理由）

前に一緒に「天気の子」を観に行った時、すごく感動したのを覚えてる？あの時みたいに、一緒に映画の世界観に浸りたいなと思って。（Example：具体例）

だから、もし予定が空いてたら、一緒に映画観に行かない？（Point：結論）

家族との会話での使用例

話題：新しい洗濯機の購入

お母さん、新しい洗濯機を買いたいんだけど、相談に乗ってくれる？（Point：結論）

今の洗濯機、もう10年以上使ってるでしょ？最近脱水がうまくいかなくて、時間もかかるし、電気代も無駄にかかってる気がするんだよね。新しい洗濯機に買い替えれば、節水・節電にもなるし、洗濯時間も短縮できると思うんだ。（Reason：理由）

例えば、ヤマダ電機で見たドラム式洗濯機は、乾燥機能も付いててすごく便利そうだった。洗濯物を干す手間も省けるし、梅雨の時期でも部屋干しで済むから、すごく助かると思う。（Example：具体例）

だから、今度一緒にヤマダ電機に見に行かない？予算とかも相談しながら、良い洗濯機を見つけたいと思ってるんだ。（Point：結論）

場面	Point（結論）	Reason（理由）	Example（具体例）	Point（結論）
上司への報告	プロジェクトの進捗が遅れています	システム開発に想定以上の時間がかかっているため	当初3週間を想定していた開発に5週間かかっています	プロジェクトの期日を2週間延長したいです
顧客への提案	新サービスを導入することをお勧めします	業務効率化とコスト削減を実現できるため	A社では導入後、年間1000万円のコスト削減に成功しました	御社の成長に貢献できると確信しています
友人への相談	週末、一緒に遊園地に行きませんか？	新しいジェットコースターがオープンしたから	絶叫マシン好きの私たちにはピッタリだと思う	楽しい時間を過ごせると思います

これらの例文を参考に、様々な状況に合わせてPREP法を活用してみてください。実践を通して、より効果的なコミュニケーションを目指しましょう。

PREP法と他のフレームワークとの比較

PREP法は優れたコミュニケーションツールですが、唯一のフレームワークではありません。状況によっては、他のフレームワークの方が適している場合もあります。ここでは、PREP法と他の代表的なフレームワークを比較し、それぞれの特性や使い分けについて解説します。

PREP法とSDS法

SDS法とは、結論を最初に述べ、次に詳細を説明し、最後に結論を繰り返すフレームワークです。PREP法と同様に結論を重視しますが、具体例を用いるPREP法とは異なり、詳細説明に重点を置いています。

SDS法は、詳細な説明が必要な場合や、相手に既に一定の知識がある場合に効果的です。 一方で、PREP法は、簡潔に伝えたい場合や、相手に専門知識がない場合に適しています。

項目	PREP法	SDS法
構成	結論→理由→具体例→結論	結論→詳細説明→結論
メリット	簡潔で分かりやすい、記憶に残りやすい	詳細な説明が可能、理解が深まる
デメリット	詳細説明が不足する場合がある	冗長になる場合がある
適した場面	短い説明、相手に専門知識がない場合	詳細な説明、相手に一定の知識がある場合

PREP法とピラミッドストラクチャー

ピラミッドストラクチャーは、結論を頂点に置き、その下に supporting arguments (根拠)、さらにその下に supporting details (詳細)を配置するフレームワークです。PREP法と同様に結論ファーストの構成ですが、ピラミッドストラクチャーは複数の根拠と詳細を用いて、より論理的に説明する点が異なります。

ピラミッドストラクチャーは、複雑な内容を説明する場合や、説得力が必要な場合に効果的です。 PREP法は、比較的シンプルな内容を伝える場合や、スピード重視の場合に適しています。

項目	PREP法	ピラミッドストラクチャー
構成	結論→理由→具体例→結論	結論→根拠→詳細
メリット	簡潔で分かりやすい、記憶に残りやすい	論理的で説得力が高い、複雑な内容を説明できる
デメリット	複雑な内容の説明には不向き	構成が複雑、時間がかかる場合がある
適した場面	シンプルな内容、スピード重視の場合	複雑な内容、説得力が必要な場合

このように、PREP法、SDS法、ピラミッドストラクチャーは、それぞれ異なる特性を持つフレームワークです。伝える内容や状況に応じて適切なフレームワークを選択することで、より効果的なコミュニケーションを実現できます。 これらのフレームワークを理解し、使い分けることで、ビジネスシーンだけでなく、日常生活でも円滑なコミュニケーションを図ることができるでしょう。

PREP法を使いこなすためのコツ

PREP法を効果的に使いこなすためには、いくつかのコツを掴むことが重要です。PREP法の構成要素をただ順番に並べるだけではなく、それぞれの要素を効果的に活用することで、より分かりやすく、説得力のあるコミュニケーションを実現できます。

結論ファーストを意識する

PREP法の最大のポイントは「結論ファースト」です。最初に結論を述べることで、聞き手や読み手はすぐに話の要点をつかむことができます。結論を後回しにすると、相手は話の内容を理解するのに時間がかかったり、途中で興味を失ってしまう可能性があります。そのため、どんなに短い文章でも、まずは結論から始めることを意識しましょう。結論を最初に述べることで、その後の理由や具体例もより理解しやすくなります。

例えば、上司に新しい企画を提案する場合、「〇〇という企画を提案します（Point）」と最初に結論を述べることで、上司はすぐにあなたの提案内容を理解し、その後の説明をスムーズに聞くことができます。結論を後回しにして、「〇〇という問題点があり、〇〇という解決策を検討した結果…」と説明を始めると、上司はあなたの提案の意図を理解するまでに時間がかかってしまいます。

具体例を効果的に使う

PREP法の効果を高めるためには、具体例を効果的に使用することが重要です。抽象的な説明だけでは、聞き手や読み手は内容をイメージしづらく、理解が深まりません。具体的なエピソードやデータ、数字などを用いることで、説明に説得力が加わり、相手はより容易に内容を理解し、納得することができます。具体例は、聞き手や読み手の状況に合わせて、身近で分かりやすいものを選ぶことが大切です。また、複数の具体例を挙げることで、説明の幅を広げ、より深い理解を促すことができます。

例えば、「この商品は耐久性に優れています（Point）」と述べるだけでなく、「100kgの重りを載せても変形しませんでした（Example）」という具体的な数値を添えることで、商品の耐久性をより分かりやすく伝えることができます。また、「お客様A社では、この商品を導入することで、生産効率が15%向上しました（Example）」という具体的な事例を挙げることで、商品のメリットをより実感してもらうことができます。

練習でPREP法に慣れる

PREP法は、すぐに使いこなせるようになるものではありません。最初は意識的にPREP法の構成を意識して文章を作成したり、会話をするように心がけましょう。慣れてきたら、自然とPREP法の構成で話せるようになります。PREP法をマスターするためには、実践練習が不可欠です。日常生活の中で、友人や家族との会話で意識的にPREP法を使ってみましょう。また、ビジネスシーンを想定したロールプレイングなども効果的です。

場面	練習方法
日常生活	友人との会話、家族との会話、SNSへの投稿
ビジネスシーン	メール作成、プレゼンテーション練習、会議での発言

PREP法を繰り返し練習することで、自然と論理的な思考が身につき、どんな場面でも分かりやすく、説得力のあるコミュニケーションができるようになります。継続は力なりです。焦らず、少しずつ練習を重ねて、PREP法を自分のものにしていきましょう。

色々なフレームワークと比較検討し、PREP法のメリット・デメリットを理解した上で、PREP法を活用していくことが重要です。PREP法はあくまでもコミュニケーションを円滑にするためのツールの一つです。状況に応じて柔軟に使い分けることで、より効果的なコミュニケーションを実現できるでしょう。

よくある質問（FAQ）

PREP法に関するよくある質問をまとめました。

まとめ

この記事では、PREP法について、その意味や構成要素、メリット、使い方、例文、そして他のフレームワークとの比較などを解説しました。PREP法は、Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論）の順で構成されるフレームワークです。相手に伝わりやすく、簡潔で分かりやすい文章を作成するのに役立ちます。ビジネスシーンでのメールやプレゼンテーション、日常生活での友人や家族との会話など、様々な場面で活用できます。

PREP法を使うことで、論理的な思考が促され、コミュニケーションを円滑に進めることができます。結論を最初に述べることで、聞き手は話の内容を理解しやすくなります。また、具体例を挙げることで、より分かりやすく説明することができます。PREP法は、SDS法やピラミッドストラクチャーといった他のフレームワークと比較しても、シンプルで使いやすく、効果的なコミュニケーションを実現するための強力なツールです。結論ファーストを意識し、具体例を効果的に使用することで、PREP法をより効果的に活用できます。ぜひ、PREP法をマスターして、コミュニケーション能力の向上に役立ててください。